Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Prämie, Regeln und Umsetzung im Handwerksbetrieb

Die besten Kontakte zu Fachkräften hat in vielen Handwerksbetrieben nicht der Chef, sondern das Team. Ihre Gesellen kennen Kollegen aus der Berufsschule, vom Großhandel, aus dem Fußballverein oder von gemeinsamen Baustellen. Sie wissen, wer gut arbeitet, wer unzufrieden ist und wer vielleicht offen für einen Wechsel wäre.

Genau hier setzt „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ an. Die Idee ist einfach: Mitarbeiter empfehlen Fachkräfte aus ihrem Umfeld und erhalten bei erfolgreicher Einstellung eine Prämie. In der Praxis scheitern solche Programme jedoch oft an unklaren Regeln, fehlender Kommunikation oder daran, dass niemand im Team weiß, was er einem Bekannten eigentlich erzählen soll.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Empfehlungsprogramm im Handwerksbetrieb aufsetzen, welche Regeln zur Prämie sinnvoll sind, was steuerlich zu beachten ist, welche Materialien Ihr Team braucht und wie Sie das Programm mit Social Recruiting verbinden.

Empfehlungen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie kommen mit Vertrauen. Wenn ein Kollege sagt „Bei uns passt es, der Chef ist fair, die Bereitschaft ist gut geregelt“, dann wiegt das mehr als jede Anzeige.

• Glaubwürdigkeit: Ihr Mitarbeiter spricht aus eigener Erfahrung.
• Passung: Wer empfiehlt, überlegt, ob die Person ins Team passt. Niemand will sich mit einer schlechten Empfehlung blamieren.
• Zugang zu Nicht-Suchenden: Empfehlungen erreichen Fachkräfte, die in Arbeit sind und keine Jobbörse öffnen.
• Bindung: Wer mit einem Bekannten im Team startet, lebt sich meist schneller ein.

Ein Empfehlungsprogramm ersetzt keine Recruiting-Kampagne, ergänzt sie aber sehr gut.

Klare Regeln verhindern Missverständnisse und Enttäuschungen. Legen Sie schriftlich fest, wie das Programm funktioniert:

• Wer ist berechtigt? In der Regel alle Mitarbeiter, außer denjenigen, die selbst für Einstellungen zuständig sind.
• Welche Stellen gelten? Zum Beispiel alle offenen Fachkräftestellen oder nur bestimmte Berufe.
• Wie wird die Empfehlung erfasst? Die Empfehlung muss vor der Bewerbung gemeldet werden, damit klar ist, wer empfohlen hat.
• Wann wird gezahlt? Üblich ist eine Auszahlung nach bestandener Probezeit des neuen Mitarbeiters.

Gestaffelte Auszahlung

Eine Möglichkeit ist, die Prämie aufzuteilen: ein erster Teil bei Arbeitsantritt, der zweite Teil nach der Probezeit. So gibt es schnell ein sichtbares Dankeschön, und gleichzeitig lohnt sich eine Empfehlung vor allem dann, wenn der neue Kollege auch bleibt.

Was passiert in Sonderfällen?

Regeln Sie vorab, was gilt, wenn zwei Mitarbeiter dieselbe Person empfehlen oder wenn der Empfehlende selbst vor der Auszahlung kündigt.

Eine allgemeingültige Marktzahl gibt es nicht. Die passende Höhe hängt davon ab, wie schwer die Stelle zu besetzen ist und was eine offene Stelle Ihren Betrieb kostet. Drei Überlegungen helfen bei der Entscheidung:

• Spürbar statt symbolisch: Die Prämie sollte hoch genug sein, dass sich ein Mitarbeiter aktiv darum bemüht.
• Im Verhältnis zu den Alternativen: Vergleichen Sie mit dem, was eine Vermittlung oder eine längere Vakanz kosten würde.
• Nach Stelle staffeln: Für schwer zu besetzende Stellen darf die Prämie höher ausfallen als für leichter zu besetzende.

Zur Orientierung: Im Heizungsbau liegt der Umsatz je Beschäftigtem laut Destatis Handwerkszählung 2024 bei 144.644 € pro Jahr, also rund 657 € pro Arbeitstag. Umsatz ist nicht Gewinn – aber jeder Monat, den eine Stelle früher besetzt ist, zählt. Vor diesem Hintergrund wirkt eine ordentliche Prämie schnell angemessen.

Eine Prämie für die Werbung neuer Mitarbeiter ist in der Regel Arbeitslohn. Laut einem Fachbeitrag auf Personalwissen (Stand November 2024) ist eine solche Prämie lohnsteuer- und beitragspflichtig. Sie wird also wie eine Einmalzahlung über die Lohnabrechnung abgerechnet.

Planen Sie deshalb ein, dass beim Mitarbeiter netto weniger ankommt als der Bruttobetrag. Kommunizieren Sie offen, ob die Prämie brutto oder netto gemeint ist.

Ob und in welchem Umfang andere Gestaltungen, etwa über Sachzuwendungen, möglich sind, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie die konkrete Umsetzung vorab mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Lohnbüro.

Viele Programme scheitern nicht an der Prämie, sondern daran, dass Mitarbeiter nicht wissen, was sie sagen oder weitergeben sollen. Machen Sie es Ihrem Team so leicht wie möglich:

• Kurzprofil der Stelle: Beruf, Einsatzgebiet, die drei stärksten Vorteile, Kontaktweg. Kurz genug, um es in einer WhatsApp-Nachricht zu verschicken.
• Handy-Motiv zum Teilen: Ein Bild im Hochformat mit der wichtigsten Botschaft, das Mitarbeiter im Status oder in ihrer Story teilen können.
• Direkter Link: zu einer einfachen Seite oder einem kurzen Formular, über das sich Interessierte melden.
• Ansprechpartner: eine feste Person im Betrieb, die Empfehlungen annimmt und schnell reagiert.

Beispiel für ein Kurzprofil

„Wir suchen einen Anlagenmechaniker SHK im Kundendienst. Eigenes Servicefahrzeug, Bereitschaft nur jede sechste Woche, Freitag ab 13 Uhr frei. Melde dich einfach per WhatsApp.“ (Beispielwerte – setzen Sie Ihre eigenen Angaben ein.)

Ein Empfehlungsprogramm erreicht das Netzwerk Ihrer Mitarbeiter. Das ist wertvoll, aber begrenzt. Social Recruiting erweitert die Reichweite auf alle passenden Fachkräfte im Umkreis Ihres Betriebs.

Beides greift ineinander

• Dieselbe Botschaft: Das Wechselangebot aus Ihrer Anzeige ist auch die Grundlage für das Kurzprofil, das Ihr Team weitergibt.
• Dieselben Motive: Die Handy-Motive aus der Kampagne eignen sich auch zum Teilen durch Mitarbeiter.
• Wiedererkennung: Wer die Anzeige gesehen hat und zusätzlich von einem Bekannten angesprochen wird, nimmt Ihr Angebot ernster.

Die Grundlage für beides ist ein klares Wechselangebot. Wie Sie es für Ihr Gewerk entwickeln, zeigt unser kostenloser Leitfaden „Das Wechselangebot“ mit dem Arbeitsblatt „Fünf Fragen an Ihr Team“. Wie daraus eine Anzeige wird, lesen Sie im Beitrag Stellenanzeige im Handwerk: So wird sie zum Wechselangebot.

Ab wann sollte die Prämie ausgezahlt werden?

Üblich ist eine Auszahlung nach bestandener Probezeit des neuen Mitarbeiters. Alternativ können Sie die Prämie aufteilen: einen Teil bei Arbeitsantritt, den Rest nach der Probezeit.

Ist die Prämie steuerfrei?

In der Regel nicht. Eine Prämie für die Werbung neuer Mitarbeiter gilt als Arbeitslohn und ist lohnsteuer- und beitragspflichtig. Klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.

Was tun, wenn niemand Empfehlungen abgibt?

Prüfen Sie, ob das Programm bekannt ist und ob das Team die nötigen Materialien hat. Sprechen Sie das Thema regelmäßig an, etwa in der Frühbesprechung, und bedanken Sie sich sichtbar für jede Empfehlung.

Funktioniert das auch in kleinen Betrieben?

Ja. Gerade in kleinen Teams ist der persönliche Kontakt eng. Schon eine einzige gute Empfehlung kann eine offene Stelle besetzen.