Kassensystem für den Hofladen: Laden und Online-Shop in einem System

Im Hofladen klingelt die Kasse, online kommen Bestellungen über den Shop herein, und am Abend stimmt der Bestand nirgends mehr so richtig. Die Ladenkasse führt ihre eigene Produktliste, der Online-Shop eine zweite, und dazwischen gleicht jemand Mengen und Preise von Hand ab.

Es geht auch einfacher. Mit einer Hybridlösung arbeiten Hofladen und Online-Shop mit derselben Warenwirtschaft: Produkte, Preise und Bestände werden an einer Stelle gepflegt, die Kasse im Laden greift darauf zu. Genau so setzen wir das bei BLUE THE WEB für Hofläden und Direktvermarkter um, zum Beispiel mit WooCommerce als Shop und Zettle als Kasse.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein Kassensystem für den Hofladen mit angebundenem Online-Shop funktioniert, was zwischen Shop und Kasse tatsächlich abgeglichen wird, welche Kassenpflichten in Deutschland gelten und worauf Sie beim Verkauf nach Gewicht achten sollten.

Wer einen Hofladen betreibt und zusätzlich online verkauft, startet oft mit zwei getrennten Lösungen: Die Kasse wurde irgendwann angeschafft, der Shop kam später dazu. Beide wissen nichts voneinander. Im Alltag heißt das:

• Neue Produkte müssen in der Kasse und im Shop angelegt werden.
• Preisänderungen werden doppelt gepflegt, und früher oder später stimmt irgendwo ein Preis nicht.
• Die Bestände im Shop sind nicht aktuell, weil der Verkauf im Laden dort nicht ankommt.
• Online wird etwas bestellt, das im Laden längst ausverkauft ist.

Das kostet Zeit und Vertrauen, gerade bei frischen Produkten in kleinen Mengen wie Fleisch, Eiern oder Backwaren.

Die Idee hinter unserer Hybridlösung ist einfach: Der Hof hat nur noch ein führendes System, und das ist der Online-Shop. Dort legen Sie Produkte an, pflegen Beschreibungen, Bilder und Preise und behalten die Bestände im Blick. Die Kasse im Hofladen bezieht ihre Produkte aus diesem System, und was im Laden verkauft wird, zieht automatisch vom Bestand im Shop ab.

In WooCommerce nutzen wir dafür zum Beispiel Zettle von PayPal als Point-of-Sale-Lösung, also als Kasse am Verkaufstresen. Zettle läuft als App auf Smartphone oder Tablet, dazu kommen je nach Bedarf Kartenleser und Belegdrucker. Inzwischen heißt das Produkt offiziell PayPal Point of Sale, der Name Zettle ist aber weiterhin verbreitet.

Der Vorteil für Sie:

• Eine Produktpflege: Sie legen einen Artikel einmal im Shop an, nicht zweimal.
• Ein Bestand: Verkäufe im Laden und online ziehen vom selben Lagerbestand ab.
• Ein Überblick: Sie steuern Sortiment und Mengen von einer Stelle aus, statt zwei Systeme abzugleichen.

Als WooCommerce-Agentur bauen wir solche Shops auf WordPress, Website und Shop laufen so in einem System zusammen.

Die Verbindung läuft über das offizielle Plugin „PayPal Zettle POS for WooCommerce“, das im WordPress-Plugin-Verzeichnis und in der WooCommerce-Dokumentation beschrieben ist. Wichtig ist zu verstehen, in welche Richtung welche Daten fließen:

• Produkte, Artikelnummern, Barcodes und Bilder gehen vom Shop in die Kasse. WooCommerce ist also die Quelle, Änderungen pflegen Sie im Shop.
• Preise werden ebenfalls vom Shop zur Kasse übertragen, wenn die Preissynchronisierung aktiviert ist und Währung, Shop-Land und Steuereinstellungen auf beiden Seiten zusammenpassen.
• Bestände werden in beide Richtungen abgeglichen: Ein Verkauf im Laden aktualisiert den Shop, ein Verkauf im Shop aktualisiert die Kasse.

Synchronisiert werden einfache und variable Produkte, etwa ein Glas Honig in mehreren Größen, mit Obergrenzen für Varianten. Der Shop muss öffentlich per HTTPS erreichbar sein. Und: Das Plugin wickelt keine Zahlungen ab. Bezahlt wird im Laden über die App und die Hardware von PayPal Point of Sale, online über die Zahlungsarten Ihres Shops.

Die Lösung ist in Deutschland verfügbar, nötig ist ein aktives Konto bei PayPal Point of Sale. Wie Ihr Sortiment dafür aufgebaut sein sollte, klären wir in der Planung.

Für elektronische Kassen gelten gesetzliche Vorgaben, die wichtigsten stehen in § 146a der Abgabenordnung (AO) und in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

TSE: Schutz vor Manipulation

Elektronische Aufzeichnungssysteme und ihre digitalen Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt werden. Zettle bietet in Deutschland seit Oktober 2020 ein Kassensystem mit TSE an. Die Funktion wird im Konto aktiviert und läuft in der App auf iOS- und Android-Geräten, zum Tagesabschluss entsteht ein Z-Bon. Gut zu wissen: Ist die TSE-Kasse aktiv, lassen sich keine frei eingetippten Beträge mehr kassieren. Stattdessen legen Sie Produkte an, bei Bedarf auch eines mit variablem Preis.

Belegausgabepflicht

Wer Verkäufe mit einer elektronischen Kasse erfasst, muss der Kundin oder dem Kunden einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Das Bundesfinanzministerium beschreibt diese Pflicht als technologieneutral, der Beleg muss also nicht zwingend auf Papier sein. Von der Belegausgabe kann das Finanzamt nur in Ausnahmefällen befreien.

Meldung ans Finanzamt

Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren über „Mein ELSTER“ zur Verfügung. Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden, unter anderem mit Art der TSE, Art und Anzahl der Kassen, Seriennummer und Anschaffungsdatum. Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden, das Gleiche gilt für die spätere Außerbetriebnahme. Die Verantwortung dafür bleibt beim Betrieb, auch wenn jemand anderes die Meldung übernimmt.

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Vorgaben für Ihren Hof konkret umzusetzen sind, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Viele Hofläden verkaufen nicht nur Stückware. Fleisch, Wurst, Käse oder Kartoffeln gehen nach Gewicht über die Theke. Dafür gilt eine klare Regel: Waagen, die im geschäftlichen Verkehr eingesetzt werden, unterliegen der Eichpflicht. So beschreibt es zum Beispiel das Bayerische Landesamt für Maß und Gewicht. Die Eichung gilt zudem nur für eine bestimmte Frist, die Verlängerung muss der Betrieb rechtzeitig beantragen.

Ob eine Waage direkt mit der Kasse verbunden werden kann, hängt von den eingesetzten Geräten ab, nicht jedes System sieht das vor. Wenn Sie ein Kassensystem mit Waage suchen, schauen wir uns deshalb Ihren Ablauf an der Theke an und wählen eine passende Lösung.

Online ist der Verkauf nach Gewicht eine eigene Aufgabe, denn das tatsächliche Gewicht steht oft erst beim Zuschneiden fest. Wie wir das mit grammgenauer Abrechnung lösen, lesen Sie im Beitrag Fleisch nach Gewicht online verkaufen.

Besonders stark ist die gemeinsame Warenwirtschaft bei Click & Collect: Ihre Kundschaft bestellt abends im Shop und holt die Ware am nächsten Tag im Hofladen ab. Weil Laden und Shop denselben Bestand nutzen, wird online verkaufte Ware nicht versehentlich ein zweites Mal an der Theke verkauft.

WooCommerce bringt die Abholung vor Ort bereits als Versandart mit. Darauf aufbauend richten wir den Ablauf passend zu Ihrem Hof ein, etwa mit Hinweisen zu Abholort und Abholzeiten. Ob Ihre Kundschaft online vorab bezahlt oder erst bei der Abholung, klären wir gemeinsam mit Ihnen, denn beide Wege haben Vor- und Nachteile. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Click & Collect für den Hofladen.

Jeder Hof arbeitet anders, deshalb ist jeder Shop bei uns ein Individualprojekt. Unser Team sitzt in Landshut, unsere Kunden kommen weit über die Region hinaus. So gehen wir vor:

• Abläufe verstehen: Was verkaufen Sie im Laden, was online, was nach Gewicht? Wer pflegt die Produkte, wer steht an der Kasse?
• System wählen: Für kleinere Sortimente, bei denen Website und Shop eng zusammengehören, empfehlen wir meist WooCommerce. Bei größeren Sortimenten ist oft Shopware die bessere Wahl.
• Kasse anbinden: Bei WooCommerce richten wir zum Beispiel Zettle als Kasse ein und sorgen dafür, dass Produkte und Bestände sauber zusammenlaufen.
• Abholung, Versand und Zahlungsarten: Wir beraten Sie, welche Zahlungsarten und welcher Weg zur Kundschaft zu Ihrem Hof passen, bis hin zum gekühlten Versand.

Erfahrung aus der Praxis bringen wir mit: Für einen Biohof mit Bio-Schweinefleisch haben wir Logo, Design, Website, Online-Shop, Fotos und Social Media umgesetzt, für eine familiengeführte Ölmühle einen Onlineshop mit WooCommerce nach dem Prinzip Mobile First. Weitere Projekte finden Sie in unseren Referenzen. Was wir für Hofläden und Direktvermarkter insgesamt anbieten, sehen Sie auf unserer Seite für Direktvermarkter.

Brauche ich für meinen Hofladen überhaupt eine elektronische Kasse?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab und sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Sobald Sie eine elektronische Kasse einsetzen, gelten die Vorgaben aus § 146a AO: zertifizierte TSE, Belegausgabe und Meldung an das Finanzamt.

Was ist mit WooCommerce POS gemeint?

Gemeint ist eine Kasse für den Laden, die mit dem WooCommerce-Shop verbunden ist. Dafür gibt es verschiedene Lösungen. Wir setzen unter anderem Zettle ein, weil es ein offizielles Plugin gibt, die Bestände in beide Richtungen abgeglichen werden und Zettle in Deutschland eine Kasse mit TSE anbietet.

Kann ich meine bisherige Hofladen-Kasse behalten?

Das hängt davon ab, ob sie sich mit dem Shop verbinden lässt und die Kassenpflichten erfüllt. Das prüfen wir, bevor wir etwas empfehlen.