Headhunter, Personalvermittlung oder eigene Kampagne: Die Kosten im fairen Vergleich

Eine Stelle ist seit Monaten offen, das Team arbeitet am Limit, und die Anzeige in der Jobbörse bringt nichts. Spätestens jetzt denken viele Inhaber über externe Hilfe nach. Ein Headhunter? Eine Personalvermittlung? Oder doch eine eigene Recruiting-Kampagne auf Social Media? Die Frage, die dann sofort kommt: Was kostet das eigentlich?

Die ehrliche Antwort: Die Modelle sind kaum direkt vergleichbar. Ein Headhunter wird meist pro erfolgreicher Besetzung bezahlt, eine Kampagne über Werbebudget und Betreuung, Zeitarbeit über einen Stundensatz. Wer nur auf die Rechnung schaut, übersieht, was man jeweils dafür bekommt – und was danach im Betrieb bleibt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Headhunter und Personalvermittler abrechnen, was laut aktuellen Marktübersichten üblich ist, wie sich Zeitarbeit davon unterscheidet und wann eine eigene Kampagne für Handwerksbetriebe der sinnvollere Weg ist.

Die Begriffe werden oft gleich verwendet, meinen aber unterschiedliche Vorgehensweisen.

Headhunter

Ein Headhunter oder Personalberater sucht aktiv nach Kandidaten, die gerade nicht auf Jobsuche sind. Er spricht sie direkt an, etwa über Netzwerke oder Telefon, und stellt Ihnen eine Auswahl vor. Das klassische Einsatzgebiet sind Fach- und Führungspositionen, bei denen es nur wenige passende Personen gibt.

Personalvermittlung

Eine Personalvermittlung arbeitet häufig mit einem bestehenden Pool an Bewerbern und schaltet Anzeigen. Sie vermittelt Kandidaten, die sich bereits für einen Wechsel interessieren. Der neue Mitarbeiter wird bei Ihnen direkt angestellt.

Zeitarbeit

Bei der Zeitarbeit bleibt der Mitarbeiter bei der Zeitarbeitsfirma angestellt und wird an Ihren Betrieb überlassen. Sie zahlen einen Stundensatz an die Zeitarbeitsfirma. Das löst kurzfristige Engpässe, schafft aber keine feste Bindung an Ihren Betrieb. Eine spätere Übernahme ist je nach Vertrag möglich, kann aber zusätzliche Kosten auslösen.

Die meisten Anbieter rechnen erfolgsbasiert ab. Das heißt: Bezahlt wird erst, wenn eine Stelle tatsächlich besetzt ist. Grundlage ist fast immer ein Anteil vom Bruttojahresgehalt der neuen Fachkraft.

Übliche Modelle

• Erfolgshonorar: Fällig bei Vertragsunterschrift, beim Arbeitsantritt oder nach der Probezeit.
• Retainer: Ein Teil des Honorars wird vorab gezahlt, der Rest in Etappen, zum Beispiel bei Vorstellung der Kandidaten und bei Vertragsabschluss. Das ist vor allem bei Führungspositionen üblich.
• Pauschalen oder Monatsgebühren: Seltener, eher bei laufender Zusammenarbeit.

Was Marktübersichten nennen

Laut einer Kostenübersicht von HR Rocket (Stand August 2026) liegen Headhunter-Honorare meist bei 25 bis 33 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, Personalvermittler meist bei 20 bis 25 Prozent. Eine Übersicht von Talentbait (Stand Mai 2026) nennt eine Spanne von 15 bis 35 Prozent. Viele Anbieter geben zudem eine Garantiezeit von einigen Monaten, in der sie kostenfrei nachbesetzen, falls der neue Mitarbeiter früh wieder geht.

Die konkreten Konditionen hängen vom Anbieter, von der Position und von der Region ab. Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot geben und prüfen Sie den aktuellen Stand.

Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten zeigt, in welcher Größenordnung sich eine Vermittlung bewegt:

• Angenommenes Bruttojahresgehalt eines Gesellen: 45.000 € (Beispielwert – setzen Sie Ihren eigenen Wert ein).
• Honorar bei 20 Prozent: 9.000 € pro Besetzung.
• Honorar bei 30 Prozent: 13.500 € pro Besetzung.

Suchen Sie zwei Monteure, verdoppelt sich die Summe. Dazu kommt: Das Honorar ist eine einmalige Zahlung für genau diese eine Besetzung. Verlässt der Mitarbeiter den Betrieb nach der Garantiezeit, beginnt die Suche von vorn.

Worauf Sie beim Angebot achten sollten

• Auf welches Gehalt bezieht sich der Prozentsatz – Grundgehalt oder inklusive Zuschlägen und Prämien?
• Wann genau ist das Honorar fällig?
• Wie lange gilt die Garantie, und was passiert bei Kündigung in der Probezeit?
• Gibt es Kosten, auch wenn niemand eingestellt wird?

Bei einer eigenen Kampagne bezahlen Sie nicht pro Kopf, sondern für Reichweite und Betreuung. Die Kosten setzen sich aus zwei Teilen zusammen:

• Werbebudget: Das Geld, das direkt an die Plattformen wie Meta für Instagram und Facebook geht. Die Höhe legen Sie selbst fest.
• Betreuung: Entwicklung des Wechselangebots, Gestaltung der Anzeigen, Einrichtung, laufende Optimierung und Auswertung.

Der entscheidende Unterschied

Die Bewerbungen kommen direkt zu Ihnen. Sie führen die Gespräche selbst und entscheiden selbst, wen Sie einstellen. Vor allem aber wirbt die Kampagne mit Ihrem Betrieb als Arbeitgeber – nicht mit einem Vermittler. Wer Ihre Anzeigen sieht, lernt Ihren Namen, Ihr Team und Ihr Angebot kennen. Das wirkt über die einzelne Stelle hinaus.

Die Grenzen

Eine Kampagne liefert Bewerbungen, keine fertig geprüften Kandidaten. Sie brauchen jemanden im Betrieb, der schnell reagiert und die Gespräche führt. Und sie funktioniert nur so gut wie das Angebot, das dahintersteht.

Es gibt keine pauschal richtige Lösung. Eine faire Einordnung:

• Headhunter: sinnvoll bei einzelnen Schlüsselpositionen, zum Beispiel einem Meister als Betriebsleiter oder einer technischen Führungskraft, wenn Diskretion wichtig ist.
• Personalvermittlung: sinnvoll, wenn Sie schnell einzelne Kandidaten brauchen und das Honorar im Verhältnis zur Stelle passt.
• Zeitarbeit: sinnvoll für kurzfristige Spitzen, etwa in der Hochsaison, nicht für den langfristigen Aufbau des Teams.
• Eigene Kampagne: sinnvoll, wenn Sie mehrere Gesellen, Monteure oder Fachkräfte im Umkreis suchen und dauerhaft als Arbeitgeber sichtbar werden wollen.

Setzen Sie jede Option ins Verhältnis zu dem, was die offene Stelle kostet. Im Maurer- und Betonbauerhandwerk liegt der Umsatz je Beschäftigtem laut Destatis Handwerkszählung 2024 bei 188.686 € pro Jahr, also rund 858 € pro Arbeitstag. Umsatz ist nicht Gewinn, zeigt aber, was jeder Monat ohne Besetzung bedeutet.

Egal, ob Headhunter, Vermittler oder eigene Kampagne: Eine Fachkraft wechselt nur, wenn sie einen guten Grund dafür hat. Geld, Zeit und Planbarkeit, Chef und Team sowie Ausstattung und Perspektive geben den Ausschlag. Wer diese Punkte konkret benennen kann, macht jedem Kanal die Arbeit leichter.

Wie Sie dieses Angebot für Ihr Gewerk entwickeln, zeigt unser kostenloser Leitfaden „Das Wechselangebot“ – mit Selbstcheck, dem Arbeitsblatt „Fünf Fragen an Ihr Team“ und einem Rechenblatt für die Kosten Ihrer offenen Stelle. Wie daraus eine Anzeige wird, lesen Sie im Beitrag Stellenanzeige im Handwerk: So wird sie zum Wechselangebot.

Muss ich einen Headhunter auch bezahlen, wenn niemand eingestellt wird?

Beim reinen Erfolgshonorar in der Regel nicht. Bei Retainer-Modellen werden Teilbeträge vorab fällig, die meist nicht erstattet werden. Klären Sie das vor Vertragsabschluss schriftlich.

Ist Zeitarbeit günstiger als eine Vermittlung?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Zeitarbeit kostet laufend über den Stundensatz, eine Vermittlung einmalig über das Honorar. Für kurze Einsätze kann Zeitarbeit passen, für den dauerhaften Aufbau des Teams eher nicht.

Was kostet eine eigene Recruiting-Kampagne?

Das hängt vom Werbebudget, von der Region und vom Umfang der Betreuung ab. Anders als beim Honorar zahlen Sie nicht pro eingestellter Person. Mehrere Einstellungen aus einer Kampagne verteilen die Kosten entsprechend.

Kann ich Headhunter und eigene Kampagne kombinieren?

Ja. Viele Betriebe suchen Führungskräfte über einen Berater und Gesellen oder Monteure über eigene Anzeigen. Wichtig ist, dass beide Wege dasselbe Wechselangebot kommunizieren.