Eine offene Stelle kostet mehr als die Anzeige, mit der Sie sie besetzen wollen. Mit offiziellen Umsatzzahlen für mehrere Gewerke rechnen wir vor, was eine unbesetzte Stelle pro Tag, pro Monat und in sechs Monaten bedeutet.
Wenn eine Stelle im Betrieb offen ist, fällt vor allem eine Zahl ins Auge: der Preis für die Stellenanzeige oder die Recruiting-Kampagne. Diese Kosten stehen auf einer Rechnung und sind sofort sichtbar. Was dagegen niemand in Rechnung stellt, sind die Kosten, die jeden Tag entstehen, an dem die Stelle unbesetzt bleibt.
In der Personalwirtschaft spricht man von Vakanzkosten. Gemeint ist alles, was einem Betrieb entgeht oder zusätzlich entsteht, weil ein Arbeitsplatz nicht besetzt ist. Im Handwerk sind das vor allem liegen gebliebene Aufträge, Überstunden im Team und Kunden, die zu lange warten. Diese Kosten sind schwerer zu greifen, aber in der Regel deutlich höher als jede Anzeige.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Kosten einer unbesetzten Stelle mit offiziellen Zahlen überschlagen, welche Werte für die wichtigsten Gewerke gelten, welche weiteren Kosten dazukommen und wie Sie das Ergebnis für Ihre Entscheidungen nutzen.
Die einfachste Annäherung an die Vakanzkosten ist der durchschnittliche Umsatz, den ein Beschäftigter in Ihrem Gewerk pro Jahr erwirtschaftet. Fehlt eine Person, fehlt rechnerisch ein Teil dieser Leistung.
Offizielle Werte dafür liefert die Handwerkszählung des Statistischen Bundesamts (Destatis), für den Garten- und Landschaftsbau die Branchenstatistik des Bundesverbands Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau (BGL).
Die folgenden Werte beschreiben Umsatz, nicht Gewinn. Material, Fahrzeuge und andere Kosten sind darin enthalten. Die Zahlen zeigen aber sehr gut die Größenordnung dessen, was Ihrem Betrieb durch eine fehlende Fachkraft an Leistung entgeht.
Hier die Werte je Beschäftigtem, gerundet. Quelle: Destatis Handwerkszählung 2024, für den GaLaBau BGL-Branchenstatistik 2025.
Der fehlende Umsatz ist nur der sichtbarste Teil. Im Alltag kommen weitere Kosten dazu, die sich schwer beziffern lassen, aber real sind:
Diese Punkte machen die tatsächlichen Vakanzkosten meist höher als die reine Umsatzbetrachtung.
Die Rechnung wird umso teurer, je länger eine Stelle unbesetzt bleibt. Und in vielen Gewerken dauert die Besetzung lange, weil schlicht zu wenige passende Fachkräfte aktiv suchen:
Die Fachkräfte, die Sie brauchen, sind fast alle in Arbeit. Eine Anzeige in der Jobbörse erreicht sie kaum. Wer nur auf aktiv Suchende wartet, muss deshalb mit langen Vakanzen rechnen – und mit entsprechend hohen Kosten. Kürzer wird die Vakanz, wenn Sie wechselbereite Fachkräfte gezielt ansprechen und ihnen einen konkreten Grund zum Wechsel geben.
Die Durchschnittswerte sind ein guter Anhaltspunkt. Genauer wird es mit Ihren eigenen Zahlen. So gehen Sie vor:
Ein Beispiel: Ein Heizungsbaubetrieb mit dem Durchschnittswert von rund 657 € pro Arbeitstag, bei dem eine Monteursstelle seit 60 Arbeitstagen offen ist, liegt rechnerisch bei rund 39.400 € Umsatz, der nicht erwirtschaftet werden konnte.
Ein ausführliches Rechenblatt zu den Kosten der offenen Stelle finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden „Das Wechselangebot“ für Ihr Gewerk.
Die Rechnung verschiebt den Blick. Die Frage ist nicht mehr „Was kostet eine Anzeige?“, sondern: „Was kostet es, wenn die Stelle weitere Monate offen bleibt?“
Wie ein solches Angebot aussieht, zeigt unser Beitrag Stellenanzeige im Handwerk: So wird sie zum Wechselangebot.
Was versteht man unter Vakanzkosten?
Vakanzkosten sind alle Kosten, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt ist. Dazu gehören entgangener Umsatz, Überstunden im Team, abgelehnte Aufträge und Folgekosten wie zusätzliche Kündigungen.
Warum wird mit 220 Arbeitstagen gerechnet?
220 Arbeitstage sind ein gängiger Näherungswert für ein Jahr nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen und Urlaub. Wenn Ihr Betrieb mit einem anderen Wert plant, setzen Sie diesen ein.
Ist der entgangene Umsatz gleich dem Verlust?
Nein. Umsatz ist nicht Gewinn. Material und andere Kosten fallen bei nicht ausgeführten Aufträgen ebenfalls weg. Der Wert zeigt aber, welche Leistung Ihrem Betrieb fehlt und welcher Deckungsbeitrag verloren geht.
Wie kann ich die Vakanz verkürzen?
Mit einem konkreten Wechselangebot, das gezielt an Fachkräfte im Umkreis ausgespielt wird, und mit einer schnellen Reaktion auf jede Bewerbung. Je besser das Angebot, desto kürzer bleibt die Stelle offen.
Eine unbesetzte Stelle kostet je nach Gewerk mehrere hundert Euro Umsatz pro Arbeitstag und in sechs Monaten schnell einen fünfstelligen Betrag. Dazu kommen Überstunden, abgelehnte Aufträge, Qualitätsrisiken und die Gefahr weiterer Kündigungen. Wer diese Zahl kennt, bewertet Recruiting-Maßnahmen realistischer.
BLUE THE WEB hilft Ihnen, offene Stellen schneller zu besetzen: mit einem konkreten Wechselangebot und Performance-Anzeigen auf Instagram und Facebook, die gezielt Fachkräfte im Umkreis Ihres Betriebs erreichen. Jede Kampagne läuft drei Monate. Kommt in dieser Zeit keine qualifizierte Bewerbung, arbeiten wir ohne Betreuungshonorar weiter, bis qualifizierte Bewerber kommen. Das Werbebudget tragen Sie weiterhin selbst.
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